Fysiek vernietigen beste methode volgens PC RENDEMENT

Gepubliceerd door: PC RENDEMENT 10-2011
Download dit artikel (PDF)

Kies voor snippers

Een groot deel van de bestanden die u opslaat komt op de harde schijf van uw computer terecht. En dat is prima zolang dit stukje hardware zich veilig in uw computerkast bevindt. Op het moment dat uw computer wordt vervangen door een nieuwe, moet u echter op uw tellen passen. De informatie die op uw harde schijf staat, mag niet in verkeerde handen vallen. Een specialist kan het apparaat voor u vernietigen zodat niemand meer bij de gevoelige data kan.

Ieder bedrijf heeft zo zijn geheimen. En veel van die informatie bevindt zich op de computers van de werknemers. Vroeg of laat zijn de computers in uw organisatie aan vervanging toe. Het is dan zaak om alle data die zich op de harde schijven bevinden grondig te wissen.

Er zijn verschillende methodes om u ervan te verzekeren dat uw bedrijfsgeheimen niet op straat komen te liggen. Om niet het risico te lopen dat de data tóch kunnen worden teruggehaald, kunt u beter het zekere voor het onzekere nemen en de harde schijven laten vernietigen met een shredder.

U kunt de shredder vergelijken met de papierversnipperaar bij u op het werk. De harde schijf komt er in kleine stukjes aan de andere kant uit. Het is daarmee onmogelijk geworden om de informatie op de schijf ooit nog in te lezen.

Er zijn in Nederland genoeg aanbieders te vinden die in het bezit zijn van een professionele shredder.

Papier

Gemak dient de mens, u heeft dus het liefst dat de harde schijven bij u op locatie worden opgehaald of vernietigd door een specialist. Maar niet elke aanbieder kan en wil bij u op kantoor langskomen. Dit heeft verschillende oorzaken.

Zo is er maar een enkele aanbieder die in het bezit is van een mobiele shredder. De meeste aanbieders versnipperen hardware op de locatie waar de shredder zich bevindt. Daarnaast is het niet zomaar toegestaan om de weg op te gaan met computerafval. Hiervoor is minstens een VIHB-registratie verplicht. Alle bedrijven die zich met het vervoeren, inzamelen, handelen in of bemiddelen van afvalstoffen bezighouden, moeten op de lijst staan. Bedrijven die verzuimen zich te laten vermelden op de lijst, mogen de harde schijven dus niet bij u komen ophalen. Vraag hier altijd naar als een bedrijf aanbiedt om hardware op te komen halen. Gaat een aanbieder zonder VIHB-registratie over de weg met uw computerafval, dan bent u mede-aansprakelijk. Krijgt dit bedrijf onderweg met een verkeerscontrole te maken, dan legt het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) zonder pardon een boete op.

Staatsgeheim

De VIHB-registratie is niet het enige dat aanwezig hoort te zijn. Ook voor het daadwerkelijk vernietigen van computerafval is certificering nodig. Veel bedrijven die harde schijven versnipperen, zijn lid van EA DMS. Dit is een vereniging die een standaard heeft ontwikkeld voor het vernietigen van datadragers. EA DMS onderscheidt vijf veiligheidsklassen, namelijk A tot en met E. Categorie E is volgens deze standaard het veiligst.

harde-schijf-vernietigen-ea-dms-klassen

Vernietigingsklassen van EA DMS voor harde schijf vernietiging.

Om in aanmerking voor deze veiligheidsklasse te komen, moet een aanbieder datadragers reduceren tot verbogen deeltjes van 10 mm2. Tenzij uw organisatie staatsgeheimen bewaart op de computers is veiligheidsklasse E geen noodzaak. U kunt met een gerust hart zaken doen met een bedrijf dat bijvoorbeeld categorie C aanhoudt. Er is nog een andere instantie die een norm heeft opgesteld voor datavernietiging: de Federatie Nederlandse Oudpapier Industrie (FNOI). Bedrijven die aan de norm voldoen, kunnen via die instantie het CA+ certificaat krijgen. Om dit certificaat te ontvangen, moet het hele proces vanaf het inzamelen tot en met het vernietigen voldoen aan de eisen van het FNOI. Er worden vier veiligheidsklassen gehanteerd. Ook hier geldt: hoe hoger de klasse, hoe minder er van de harde schijf overblijft.

Kerfstok

Heeft u een aanbieder op het oog, dan kunt u eventueel ook informeren naar de betrouwbaarheid van het personeel. Vraag bijvoorbeeld na of de persoon die de shredder bedient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) heeft ingeleverd bij de indiensttreding. Deze verklaring wordt alleen afgegeven als de aanvrager niets op zijn kerfstok heeft dat hem of haar ongeschikt maakt voor de functie.

Als het bedrijf in het bezit is van een VIHB-registratie, kunt u ervan uitgaan dat de chauffeur die de harde schijven bij u komt ophalen betrouwbaar is. Alle bestuurders die voor een bedrijf werken dat op de VIHB-lijst staat, moeten voor aanvang van het dienstverband een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen.

Schroevendraaier

Voor niets gaat alleen de zon op. Aan het vernietigen van harde schijven en dus ook de data die u wilt verwijderen, zijn kosten verbonden. Wat u kwijt bent voor het verwoesten van harde schijven hangt een aantal zaken af.

Veel aanbieders hanteren een opstarttarief. Dit bedrag moet u betalen ongeacht of het om drie honderd harde schijven gaat. Daarnaast hanteren zij vanzelfsprekend een bedrag per vernietigde harde schijf.

Voor grote partijen wordt vaak een staffelkorting berekend. Vraag hiernaar als de aanbieder daar niet zelf over begint. Als het bedrijf dat de harde schijven vernietigt die zelf uit de computerkasten moet verwijderen, komen er kosten bij. Niet alleen betaalt u dan een hoger tarief, bij sommige aanbieders moet u ook het arbeidsloon betalen van de medewerker die de computerkast openmaakt. U kunt dus kosten besparen door zelf een schroevendraaier te pakken en de harde schijven uit de kasten te verwijderen. Maar als u niet de juiste kennis heeft om de datadragers uit de kasten te halen, kunt u het beter toch aan een professional overlaten.

Confetti

Als de specialist de harde schijven heeft verzameld, kan hij aan de slag. Let er wel op dat u in zee gaat met een bedrijf dat een echte shredder heeft aangeschaft. Het is de bedoeling dat de harde schijf in kleine stukjes ligt, zoals de EA DMS en de FNOI voorschrijven. Sommige bedrijven maken gebruik van andere machines die er bijvoorbeeld een gat in boren, of de harde schijf vervormen. Dit zijn prima methodes, maar ze voldoen niet als u met zeer gevoelige informatie te maken heeft. Er zijn weliswaar speciale technieken nodig om de data terug te halen, maar het is niet onmogelijk. En dat is een risico dat u niet wilt nemen met informatie waarvan het verlies uw werkgever grote schade kan toebrengen.

Kies daarom voor een bedrijf dat elektronica onherstelbaar tot snippers reduceert. Om er zeker van te zijn dat de harde schijven echt tot confetti zijn vermalen, kunt u zelf toekijken hoe zij in de shredder verdwijnen. Zo weet u tenminste zeker dat uw bedrijfsgeheimen niet per ongeluk ergens anders terechtkomen. Bij de meeste aanbieders moet u wel aangeven dat u bij het vernietigen aanwezig wilt zijn.

harde-schijf-vernietigen-overzicht-vernietigingsbedrijven

Overzicht van vernietigingsbedrijven voor harde schijf vernietiging.

Serienummers

Als de harde schijven het loodje hebben gelegd, zijn er toch nog een aantal dingen waar u aan moet denken. Het bedrijf waarmee u zaken heeft gedaan hoort u een schriftelijke bevestiging te geven van het vernietigingsproces. De serienummers van de harde schijven waar het om gaat, moeten worden geregistreerd en aan u overhandigd. Op die manier weet u zeker dat de juiste hardware is versnipperd.

Ondanks het feit dat de harde schijf in stukjes ligt, is het toch aan te bevelen afspraken te maken over aansprakelijkheid. Het is in theorie onmogelijk, maar mochten de vernietigde data toch weer opduiken, dan moet duidelijk zijn wie hier verantwoordelijk voor is. Neem geen enkel risico met gevoelige bedrijfsinformatie. Als uw documenten in verkeerde handen vallen zijn de gevolgen soms niet te overzien.

This entry was posted in Harde schijf vernietigen and tagged , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *